Pravne napomene i zaštita osobnih podataka za pravne osobe
ZAŠTITA OSOBNIH PODATAKA NAM JE VAŽNA
Zahvaljujemo Vam što ste posjetili našu internetsku stranicu.
Zaštiti Vaših osobnih podataka pristupamo vrlo ozbiljno te Vas o obradi Vaših osobnih podataka nastojimo sveobuhvatno obavijestiti.
U nastavku dane napomene o zaštiti osobnih podataka vrijede za Vas kada stupite u kontakt s nama, kada s nama vodite pregovore i/ili kada ste s nama sklopili ugovor te kada se s tim u svezi obrađuju podaci fizičkih osoba.
Zakonsku osnovu pronalazimo osobito u Općoj uredbi o zaštiti podataka Europske unije (GDPR) i Zakonu o provedbi opće uredbe o zaštiti podataka.
Koji će se podaci pobliže obraditi ovisit će u znatnoj mjeri o ugovorenim uslugama. Stoga za Vas neće biti mjerodavni svi dijelovi ovih informacija.
KAKO PRIKUPLJAMO VAŠE OSOBNE PODATKE I KOJIM SE KATEGORIJAMA PODATAKA KORISTIMO?
Vaše osobne podatke u osnovi prikupljamo od Vas izravno.
No, može također biti potrebno obraditi osobne podatke koje primimo od drugih tvrtki, državnih tijela ili trećih poput primjerice agencije za provjeru boniteta, porezne uprave i slično. U to se mogu ubrajati i osobni podaci koje primimo putem svojih uspostavljenih sustava za dojavu u vezi s mogućim kršenjem zakona ili u okviru provjere zaprimljenih dojava.
Relevantni osobni podaci mogu biti: specifični osobni podaci (primjerice ime i prezime, adresa i drugi kontaktni podaci, datum i mjesto rođenja kao i državljanstvo), identifikacijski podaci i podaci za provjeru vjerodostojnosti (primjerice izvaci iz sudskog registra trgovačkih društava, podaci iz osobne iskaznice, potpisni karton), podaci u okviru našeg poslovnog odnosa (primjerice podaci o plaćanju, podaci o nalozima), podaci o bonitetu, podaci o ustroju društva i vlasničkim odnosima, snimljene fotografije i videozapisi (primjerice pri isporuci robe) kao i drugi podaci usporedivi s navedenim kategorijama.
Ostaje Vam uvijek mogućnost izbora hoćete li s nama komunicirati elektroničkom poštom ili običnom poštom. U određenim okolnostima komunikacija elektroničkom poštom iz tehničkih razloga odvija se u nekriptiranom obliku.
SVRHA I ZAKONSKE OSNOVE ZA OBRADU
Radi izvršavanja ugovornih obveza (članak 6., stavak 1., točka b. GDPR-a)
Svrha obrade podataka proizlazi iz provedbe predugovornih mjera koje prethode ugovorom uređenom poslovnom odnosu te iz izvršavanja obveza iz sklopljenog ugovora.
Radi ispunjenja pravnih obveza (članak 6., stavak 1., točka c. GDPR-a)
Svrha obrade podataka proizlazi u pojedinačnom slučaju iz zakonskih propisa. U te pravne obveze ubrajaju se, primjerice, ispunjavanje obveza čuvanja podataka i identifikacije, primjerice u okviru propisa o sprječavanju pranja novca, obveza poreznog nadzora i prijave poreza te obrade podataka u okviru upita državnih tijela.
Radi ostvarivanja legitimnih interesa (članak 6., stavak 1., točka f. GDPR-a)
Može biti potrebno da se osobni podaci koje ste dali obrade i izvan okvira samog izvršenja ugovora. Pri tome se legitimni interesi naročito odnose na odabir pogodnih poslovnih partnera, provedbu anketa i provjera društva, pohranjivanje i korištenje kontakt podataka poslovnih partnera i njihovih zaposlenika, i ako je potrebno, njihov prijenos trećim stranama, radi digitalizacije datoteka, izbjegavanja ekonomskih gubitaka, dodjele rezultata rada pojedinim poslovnim partnerima, evidentiranja poslovnih transakcija, pregovaranja s kontaktima koji nisu ili neće biti izravni poslovni partner te pozivanja na događaje. Isto tako odnose se i na ostvarivanje i isticanje zahtjeva za naplatu tražbina, provjere identiteta (u slučaju društava angažiranih za prijevoz novca), obranu od zahtjeva s osnove odgovornosti, otkrivanje i obradu potencijalno zlonamjernih e-poruka, zaštitu naše IT infrastrukture, upravljanje autorizacijama pristupa našim sustavima, kontrole pristupa, olakšavanja komunikacije i dobivanja kontakta putem imenika svih korisnika na razini cijele grupe, razjašnjavanja mogućih povreda usklađenosti, sprječavanja kaznenih djela, rješavanja šteta koje nastanu iz poslovnog odnosa i druge administrativne svrhe (optimizacija procesa i tijeka rada).
Pri sklapanju ugovora ponekad prikupljamo podatke o Vašem bonitetu putem agencije za provjeru boniteta radi ostvarivanja gore navedenih legitimnih interesa. Podacima o bonitetu dobivenim od agencije za provjeru boniteta koristimo se radi provjere Vaše kreditne sposobnosti. Agencije za provjeru boniteta pohranjuju podatke koje primaju, primjerice, od banaka ili tvrtki. U te podatke naročito se ubrajaju ime i prezime, datum rođenja, adresa i podaci o urednosti plaćanja. Informacije o pohranjenim podacima o Vama primit ćete izravno od agencije za provjeru boniteta.
Ako ugovor potpisujete elektroničkim potpisom (npr. Adobe Sign) prikupljamo podatke o adresi elektroničke pošte, IP adresu i vrijeme uređivanja dokumenta (datum odobrenja, prikaza i potpisa). Svako uređivanje dokumenta evidentira se točnim vremenom i datumom. Naš legitimni interes za spomenutu obradu podataka je učinkovita i brza digitalna obrada potpisa ugovora i odgovarajuće evidentiranje procesa potpisivanja u svrhu provjere.
Nadalje, pojedine ugovore moguće je potpisati kvalificiranim elektroničkim potpisom. U tom slučaju, pored gore navedenih podataka obrađujemo i podatke o certifikatima potpisa. Naš legitimni interes za obradom tih podataka je provjera valjanosti potpisa i udovoljavanja zakonskim zahtjevima vlastoručnog potpisa. Preduvjet za korištenje kvalificiranog elektroničkog potpisa je registracija kod kvalificiranog pružatelja usluga povjerenja koju morate samostalno izvršiti. Međutim, kvalificirani pružatelj usluga povjerenja priznat u Republici Hrvatskoj, državama članicama Europske unije ili trećim zemljama u skladu s Uredbom (EU) br. 910/2014 o elektroničkoj identifikaciji i uslugama povjerenja za elektroničke transakcije na unutarnjem tržištu (dalje u tekstu: eIDAS Uredba), obrađuje vaše podatke koje ste naveli u okviru registracije na vlastitu inicijativu i odgovornost, a ne na naš zahtjev.
TKO PRIMA OSOBNE PODATKE KOJE STE DALI?
U našoj tvrtki pristup podacima koje ste dali dobivaju oni odjeli kojima su oni potrebi radi izvršavanja ugovornih obveza, ispunjenja zakonskih obveza ili ostvarivanja legitimnih interesa. U okviru ugovornih odnosa također zadužujemo izvršitelje obrade ili davatelje usluga koji mogu dobiti pristup Vašim osobnim podacima. Pridržavanje zakonskih propisa o zaštiti osobnih podataka pri tome je zajamčeno ugovorom.
Pored toga, osobni podaci mogu biti proslijeđeni društvima članicama Grupe Schwarz radi izvršavanja ugovornih obveza.
U slučaju elektroničkog potpisivanja ugovora, vaši podaci također su dostupni svim osobama koje sudjeluju u sklapanju i potpisivanju ugovora, budući da nakon potpisivanja ugovora dobivaju zapisnik u kojem su vidljivi svi koraci obrade, uključujući adresu e-pošte, IP adresu te datum i vrijeme potpisa. Osim toga, vaši podaci mogu biti dostupni odgovarajućim pružateljima usluga povjerenja koje koristimo za predmetni postupak elektroničkog potpisa. U slučaju usluge Adobe Sign, pružatelj usluge povjerenja je Adobe Systems Software Ireland Limited, 4-6 Riverwalk, City West, Business Campus, Saggart D24, Dublin, Irska.
Ako se za elektroničko sklapanje ugovora koristi kvalificirani elektronički potpis, vaši podaci su dostupni i kvalificiranom pružatelju usluga povjerenja, kojeg koristite, a koji je priznat u Republici Hrvatskoj, državama članicama Europske unije ili trećim zemljama u skladu s eIDAS Uredbom, jer isti provjerava valjanost potpisa.
KOLIKO SE DUGO ČUVAJU OSOBNI PODACI?
Osobni podaci čuvaju se onoliko koliko je to potrebno za ispunjenje gore navedene svrhe. Pri tome su naročito mjerodavne zakonske obveze čuvanja iz Zakona o računovodstvu i Općeg poreznog zakona, kojima je predviđeno čuvanje do jedanaest godina.
JESTE LI DUŽNI STAVITI PODATKE NA RASPOLAGANJE?
U okviru našeg poslovnog odnosa morate staviti na raspolaganje one osobne podatke koji su potrebni za uspostavljanje, provedbu i prestanak poslovnog odnosa te za ispunjenje obveza s tim u svezi, a prikupljanje kojih je naša zakonska obveza ili pravo temeljeno na legitimnim interesima. Bez tih podataka u pravilu ne bismo bili u mogućnosti uspostaviti poslovni odnos s Vama.
PROSLJEĐUJU LI SE PODACI U TREĆU DRŽAVU?
Ako osobne podatke moramo proslijediti primatelju izvan Europskog gospodarskog prostora (EGP), podaci se prosljeđuju jedino ako je Europska komisija potvrdila primjerenu razinu zaštite podataka u toj državi, ako je s primateljem podataka dogovorena primjerena razina zaštite podataka (primjerice putem europske standardne ugovorne klauzule) ili ako smo dobili Vašu privolu u tu svrhu.
KOJA SU VAŠA PRAVA KAO ZAINTERESIRANE STRANE?
Imate pravo, na Vaš zahtjev, primiti besplatnu informaciju o Vašim osobnim podacima koji su kod nas pohranjeni. Nadalje, na temelju zakonskih propisa imate pravo na ispravak i brisanje tih osobnih podataka, pravo na prenosivost podataka kao i pravo na ograničavanje obrade. Ako Vaše osobne podatke obrađujemo na temelju privole, imate pravo u svako doba opozvati tu privolu s učinkom za buduće razdoblje. U takvom slučaju, obratite se našem niže navedenom službeniku za zaštitu podataka u pisanom obliku ili elektroničkom poštom. Nadalje, ako niste suglasni s obradom Vaših osobnih podataka možete ponijeti prigovor nadležnom nadzornom tijelu za zaštitu osobnih podataka.
VODITELJ OBRADE
Voditelj obrade je tvrtka s kojom uspostavljate ili razvijate poslovni odnos.
IMATE LI DODATNA PITANJA?
Kontaktni podaci službenika za zaštitu podataka:
E-pošta: gdpr@kaufland.hr
Poštanska adresa:
Kaufland Hrvatska k.d.
Službenik za zaštitu podataka
Donje Svetice 14
10 000 Zagreb